Personenmonat bei der Forschungszulage – Einfach erklärt

Was ist ein Personenmonat?

1 Personenmonat (PM) ist die Arbeitsleistung, die eine Vollzeitkraft in einem Monat erbringt.

Der Personenmonat ist eine Maßeinheit für Arbeitsaufwand, so wie der Kilometer eine Maßeinheit für Strecke ist. Wer weniger als Vollzeit im Vorhaben arbeitet, zählt anteilig:

1. Eine Entwicklerin arbeitet im März ausschließlich am Innovationsvorhaben: 1,0 PM
2. Sie arbeitet im März zur Hälfte daran und sonst im Tagesgeschäft: 0,5 PM
3. Ein Mitarbeiter mit 30-Stunden-Vertrag arbeitet einen vollen Monat am Vorhaben: 0,75 PM, weil sein Vertrag 75% einer Vollzeitstelle umfasst
4. Drei Vollzeitkräfte arbeiten zwei Monate gemeinsam am Vorhaben: 6,0 PM

Zwei Dinge bestimmen also den Anteil: der Vertrag der Person und der Anteil ihrer Zeit, der wirklich ins Vorhaben fließt. Beides multipliziert ergibt den Personenmonat.

Was zählt als „Vollzeit“?

Vollzeit ist nicht gesetzlich als Stundenzahl festgelegt, auch nicht im Forschungszulagengesetz. Gemeint ist die reguläre Wochenarbeitszeit, die bei Dir im Unternehmen per Arbeitsvertrag oder Tarif gilt, in der Praxis meist 38 bis 40 Stunden.

Dein Unternehmen legt die Bezugsgröße damit selbst fest, aber nicht frei: Sie folgt aus Deinen Arbeitsverträgen. Steht dort die 40-Stunden-Woche, ist das Deine Basis für einen Personenmonat.

Wie viele Stunden sind ein Personenmonat?

Bei einer 40-Stunden-Woche entspricht 1 Personenmonat rund 173 Vertragsstunden. Ein Monat hat im Schnitt 4,33 Wochen, gerechnet wird also 40 × 4,33. Nach Abzug von Urlaub, Feiertagen und Krankheit bleiben davon realistisch etwa 140 produktive Stunden.

Ein häufiger Rechenfehler an dieser Stelle: 1 Personenmonat sind nicht 40 Stunden. Die 40 Stunden sind die Woche, der Personenmonat ist der Monat.

Eine feste Stundenzahl je Personenmonat gibt das Gesetz nicht vor. Eine harte Stundengrenze existiert nur für Eigenleistungen von Einzel- und Mitunternehmern: Dort sind höchstens 40 Arbeitsstunden pro Woche förderfähig § 3 Abs. 3 FZulG. Für angestellte Mitarbeitende gilt diese Grenze nicht, dort zählt der tatsächliche F&E-Anteil ihres Arbeitslohns.

Wie berechnet man Personenmonate?

Personenmonate berechnest Du mit einer einfachen Multiplikation aus Vertragsanteil, Projektanteil und Monaten.

Personenmonate = Vertragsanteil × Projektanteil × Monate im Vorhaben

Drei Beispiele:

1. Vollzeitkraft, 6 Monate zu 50% im Vorhaben: 1,0 × 0,5 × 6 = 3,0 PM
2. 30-Stunden-Kraft, 12 Monate zu 100% im Vorhaben: 0,75 × 1,0 × 12 = 9,0 PM
3. Vier Vollzeitkräfte, 3 Monate zu 25% im Vorhaben: 1,0 × 0,25 × 3 × 4 Personen = 3,0 PM

Für den Antrag summierst Du die Personenmonate aller Beteiligten je Vorhaben und je Kalenderjahr. Die Grundlage dafür ist eine projektbezogene Zeiterfassung oder nachvollziehbare Projektunterlagen, nicht eine Schätzung im Nachhinein.

Personenmonat, Personentag oder Stunden: was zählt in der Forschungszulage?

Gefördert werden am Ende die Personalkosten, aber der Antrag verlangt die Darstellung des Aufwands in Personenmonaten. Üblich sind in der Projektplanung drei Einheiten:

• Stunden: sehr genau, aber aufwändig in Pflege und Nachweis
• Personentage: guter Mittelweg für kurze Arbeitspakete
• Personenmonate: die Einheit, die der Antrag verlangt, und die beste Basis für Planung und Plausibilisierung

Personenmonate lohnen sich besonders, wenn mehrere Rollen im Vorhaben stecken, der Aufwand über Monate und Phasen geplant wird oder Du eine prüffreundliche Logik brauchst, die auch in zwei Jahren noch erklärbar ist.

Warum der Antrag Personenmonate verlangt und wie er mit Personalkosten zusammenhängt

Der Grund ist unspektakulär: Das Antragsformular fragt die Zahl ab. Im Webportal der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) füllst Du unter „Finanzieller/Personeller Rahmen“ für jedes Vorhaben und jedes angefangene Kalenderjahr eine Tabelle aus. Welche Felder darin erscheinen, hängt von der gewählten Tätigkeitsform ab. Sobald Dein Vorhaben eigenbetriebliche Forschung enthält, also eigene Mitarbeitende daran arbeiten, gehören dazu:

• die FuE-Personalkosten in Euro,
• der personelle Rahmen in Personenmonaten (angestelltes wissenschaftliches, technisches und sonstiges Personal).

Angestellte werden also in Personenmonaten erfasst. Die Eigenleistung von Einzelunternehmern und Gesellschaftern einer Mitunternehmerschaft wird separat in Stunden abgefragt, und dieses Feld erscheint nur bei entsprechender Rechtsform. Vergibst Du ein Vorhaben dagegen vollständig als Auftragsforschung nach außen, entfällt die Angabe der Personenmonate.

Und hier wird die Zahl mehr als Formalie: Beide Spalten werden gegeneinander gelesen. Wer 500.000€ Personalkosten für zehn Personenmonate ansetzt, landet rechnerisch bei 50.000€ je Personenmonat. In unserer Antragspraxis liegt der Median bei 7.219€ je Personenmonat, also Bruttolohn plus Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Solche Sprünge erzeugen Rückfragen, stimmige Zahlen laufen durch.

Damit ist der Personenmonat die Brücke zwischen Projektarbeit und förderfähigen Kosten: Rollen und Arbeitspakete definieren, Aufwand in Personenmonaten planen, mit Projektunterlagen belegen und die Personalkosten daraus herleiten. Wie wir das in der Beratung zur Forschungszulage strukturiert aufsetzen, findest Du auf der Leistungsseite.

Wie viele Personenmonate hat ein typisches Vorhaben?

Ein typisches Vorhaben umfasst 39 Personenmonate. Das sind die Werte aus den F&E-Projekten, die wir begleitet haben, jeweils als Median (Datenstand 27.07.2026):

• 39 Personenmonate je Projekt über die gesamte Laufzeit (n = 47)
• 81,2 Personenmonate je Antrag (n = 26)
• 6,2 Personenmonate je beteiligter Person (n = 47)

Die Spanne ist dabei bewusst weit: Das kleinste begleitete Projekt kommt mit 3 Personenmonaten aus, 13 der 47 Projekte liegen über 100 Personenmonaten, das größte bei 588. Nach oben gibt es also keine Grenze, und nach unten lohnt sich ein Antrag früher, als die meisten Innovationsprojekte vermuten.

Häufige Fehler bei Personenmonaten (und wie Du sie vermeidest)

Die meisten Fehler entstehen nicht beim Rechnen, sondern bei der Abgrenzung und der Dokumentation. Aus der Beratungspraxis sind das die Klassiker:

1. Unklare Projektabgrenzung: „Alles, was das Team macht“ ist nicht automatisch Innovationsaufwand.
2. Wechselnde Logik: Planung in Personenmonaten, Nachweis in ungefähren Stunden, ohne dass eine Herleitung die beiden verbindet.
3. Aufwand ohne Ergebnisbezug: Personenmonate sollten zu Arbeitspaketen, Hypothesen, Tests und technischen Unsicherheiten passen.
4. Zu späte Dokumentation: Am besten parallel zum Projekt erfassen, statt Monate später zu rekonstruieren.

Wer diese vier Punkte im Griff hat, vermeidet die typischen Rückfragen, hält den Prozess schlank und senkt das Risiko von Nachfragen oder Kürzungen. Weitere Praxisleitfäden findest Du im Blog.