Warum dieser Artikel wichtig ist (und was viele unterschätzen)
In der Praxis scheitert die Förderung selten an der Idee – sondern daran, dass Kosten und speziell auch Personalkosten nicht sauber dem Innovationsvorhaben zugeordnet oder nicht lückenlos dokumentiert werden. Wer hier sauber arbeitet, holt oft schnell fünf- bis sechsstellige Beträge zurück – auch wenn das Unternehmen gerade keine Gewinne macht (Auszahlung/Erstattung ist möglich, wenn die Zulage die Steuer übersteigt).
Welche Personalkosten sind bei der Forschungszulage förderfähig?
Für die Forschungszulage Personalkosten zählen vor allem:
Löhne und Gehälter (lohnsteuerpflichtig) von Mitarbeitenden, die im begünstigten Vorhaben tätig sind
Zukunftssicherungsleistungen des Arbeitgebers (typischerweise Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, soweit begünstigt)
(für bestimmte Konstellationen) Eigenleistungen bei Einzelunternehmen/Mitunternehmerschaften mit gesetzlich festgelegtem Stundensatz
Wichtig: Entscheidend ist nicht Jobtitel oder Abteilung, sondern die tatsächliche Tätigkeit im Innovationsvorhaben.
Forschungszulage Personalkosten berechnen: So ermittelst du den förderfähigen Anteil
Wie kommst du auf den Projektzeitanteil? So rechnet die Rechenhilfe im Video unten: Im Zähler stehen die FuE-Stunden aus der Zeiterfassung, und zwar nur die im begünstigten Vorhaben (eine Messevorbereitung zählt zum Beispiel nicht). Im Nenner stehen die verfügbaren Stunden: Arbeitstage abzüglich Feiertage, Urlaub, Krankheit und sonstiger Abwesenheiten. In der vereinfachten Beispielrechnung für 2024 (Berlin, 40-Stunden-Woche) bleiben von 262 Arbeitstagen 212 übrig, also 212 × 8 h = 1.696 verfügbare Stunden. Bei 1.272 FuE-Stunden ergibt das einen Anteil von 75,0%. Welche Methode für dein Unternehmen passt, stimmst du am besten mit deiner Steuerberatung ab.
Projektzeitanteil = FuE-Stunden im Vorhaben ÷ verfügbare Stunden
Erklärvideo von Erich Lehmann, Mitgründer von Zeitmaker (43 Sekunden): So rechnet die Rechenhilfe den FuE-Anteil an einem vereinfachten Beispiel.Was im Video passiert
Die Rechenhilfe bestimmt den FuE-Anteil einer Person mit einer Formel: FuE-Stunden geteilt durch verfügbare Stunden.
Nenner, verfügbare Stunden: 2024 hat 262 Arbeitstage von Montag bis Freitag. Davon gehen 10 Feiertage (Berlin), 30 Urlaubstage, 8 Krankheitstage und 2 sonstige Abwesenheitstage ab. Es bleiben 212 Netto-Arbeitstage, bei 8 Stunden pro Tag also 1.696 verfügbare Stunden.
Zähler, FuE-Stunden: Sie kommen aus der Zeiterfassung. Es zählen nur Stunden im begünstigten Vorhaben, nicht begünstigte Tätigkeiten wie „Messeauftritt vorbereiten“ bleiben draußen. Im Beispiel sind das 1.272 Stunden.
FuE-Anteil: 1.272 ÷ 1.696 ergibt 75,0%. Anschließend zeigt die Rechenhilfe die Übersicht je Person, je Vorhaben und je Jahr.
Die Rechenhilfe steht unter Vorbehalt: Die abschließende Prüfung und rechtliche Bewertung liegt bei der Steuerberatung. Beispielwerte für 2024, Berlin, 40-Stunden-Woche, vereinfachte Darstellung.
Mini-Beispiel für nach der Änderung im März 2024 (ein Mitarbeiter)
Maximale Zulage pro Jahr (aus der Bemessungsgrundlage):
seit 28.03.2024: bis 2,5 Mio. € (KMU: 3,5 Mio. €)
ab 01.01.2026: bis 3,0 Mio. € (KMU: 4,2 Mio. €)
Eigenleistung (Unternehmerstunden):
ab 01.01.2026: 100 € / Stunde (bei max. 40 Std./Woche, nur für bestimmte Personengruppen)
Dokumentation: Ohne Nachweise keine sichere Personalkosten-Förderung
Damit Personalkosten anerkannt werden, braucht es eine plausible, konsistente und prüfbare Grundlage – typischerweise:
nachvollziehbare Tätigkeitsabgrenzung (was ist „Innovation im Projekt“ vs. Routine/Support?)
Zeiterfassung oder gleichwertige interne Aufzeichnungen (projektbezogen)
Lohnunterlagen (als Basis der Personalkosten)
klare Projektstruktur (Arbeitspakete/Meilensteine), damit der Zeitanteil logisch erklärbar ist
Unterlagen, um Personalkosten berechnen und belegen zu können: Zeiterfassung, Lohnkonto, Projektstruktur.
Wenn du gerade erst startest: Unsere Forschungszulage-Beratung übernimmt genau diese Zuordnung, von der Rollenlogik im Team bis zur lückenlosen, nachvollziehbaren Ablage der Stundennachweise. Dafür ziehen wir Lohnjournal und Arbeitszeiten heran, rechnen die Stunden je Person und Vorhaben durch und geben dir eine Einschätzung unter Vorbehalt, welche Anteile ansetzbar sind. Abschließend prüft das dein Steuerberater.
Antrag & Ablauf: In zwei Stufen (BSFZ + Finanzamt)
Skalierbar: durch die hohen Bemessungsgrenzen (ab 2026 bis 12 Mio. €).
Häufige Fragen
Förderfähig sind vor allem lohnsteuerpflichtige Löhne/Gehälter der Mitarbeitenden im Innovationsvorhaben plus bestimmte Arbeitgeberleistungen zur Zukunftssicherung (z. B. relevante Sozialversicherungsanteile).
Du brauchst (1) die Gesamt-Personalkosten pro Person und (2) einen nachweisbaren Projektzeitanteil. Förderfähig ist dann: Kosten × Projektanteil.
Standard sind 25%, für KMU (bei Erfüllung der Kriterien und Antrag) 35%.
Ja. Wenn die Forschungszulage höher ist als die Steuer, wird der Differenzbetrag in der Regel ausgezahlt.
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