Bei der Forschungszulage gibt es praktisch zwei „Welten":
1. BSFZ-Bescheinigung (fachlich/technisch): Hier geht es darum, dass dein Vorhaben überhaupt als F&E anerkannt wird (Projektbeschreibung, Planmäßigkeit etc.).
2. Finanzamt (finanziell/steuerlich): Hier wird geprüft, ob die förderfähigen Aufwendungen wirklich angefallen sind – und genau dafür brauchst du die Forschungszulage Dokumentation. Häufig musst du die Belege nicht sofort mitschicken, aber du musst sie vollständig vorhalten und bei Nachfrage schnell, nachvollziehbar und unveränderbar vorlegen können.
Genau deshalb lohnt sich ein simples Prinzip: Dokumentation nicht „für den Antrag", sondern „für die Prüfung" aufsetzen.
Ja, auch rückwirkend kannst du die Forschungszulage Dokumentation noch sauber aufsetzen – wichtig ist dann vor allem Plausibilität und eine nachvollziehbare Herleitung. Wenn du keine tagesgenaue Zeiterfassung hast, kannst du die F&E-Zeitanteile in vielen Fällen rückwirkend anhand von Projektspuren rekonstruieren (z. B. Tickets, Commits, Sprint-Reviews, Projektpläne/Gantt, Meeting-Protokolle, Deliverables) und daraus Stundenaufzeichnungen ableiten; achte dabei strikt auf die Abgrenzung von Urlaub/Krankheit sowie nicht-förderfähigen Tätigkeiten (Routinebetrieb/Administration).
Entscheidend ist, dass du die Logik dokumentierst (welche Quellen, welche Annahmen, welcher Zeitraum), die Unterlagen GoBD-konform ablegst und am Ende eine konsistente Kette aus Lohnnachweisen/Lohnjournal → Stundenanteil → Projektbezug vorweisen kannst. Mit uns rekonstruierst du die F&E-Anteile gemeinsam aus Tickets, Commits und Sprint-Reviews, und wir dokumentieren die Methode so, dass dein Steuerberater sie nachvollziehen und abschließend prüfen kann.
Im Kern musst du deine förderfähigen Kosten sauber einem (oder mehreren) F&E-Vorhaben zuordnen können. Damit das gelingt, solltest du deine Dokumentation in diese Bereiche aufteilen:
(optional bzw. je nach Setup): Gemeinkostenpauschale (ab 2026 für Vorhabenbeginn ab 01.01.2026) → Berechnungslogik + Basisbelege
Personalkosten sind in der Praxis oft der größte Hebel. Damit sie anerkannt werden, brauchst du zwei Dinge:
Halte typischerweise bereit:
Sobald Mitarbeitende nicht 100% im F&E-Vorhaben arbeiten (oder in mehreren Projekten unterwegs sind), brauchst du eine belastbare Zeitlogik.
Wichtig: Es gibt keine „eine verpflichtende Vorlage", aber die Doku muss GoBD-konform sein: nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet – und möglichst unveränderbar.
Was auf einen guten Stundenzettel gehört (Praxis-Minimum):
Wenn du eine Vorlage nutzen willst, findest du hier eine passende: Stundenzettel-Vorlage für die Forschungszulage (PDF + Excel)
Unsere Software kann HR-/Payroll-Daten (z. B. aus Personio) verarbeiten und digitale Stundenzettel automatisiert an Mitarbeitende versenden. Das reduziert manuellen Aufwand, sorgt für einheitliche Strukturen – und macht es später beim Finanzamt deutlich einfacher, die Nachweise zu liefern. So unterstützen wir dich mit unserer Forschungszulage Beratung samt eigener Software, vom BSFZ-Antrag bis zu den Nachweisen, die dein Steuerberater für die Festsetzung braucht.
Wenn Einzelunternehmer oder Mitunternehmer selbst an der Entwicklung arbeiten, sind Eigenleistungen grundsätzlich ein eigener Dokumentationsblock.
Was du brauchst:
Gerade für founder-led Tech-Unternehmen ist das relevant, weil hier schnell viele Entwicklungsstunden zusammenkommen.
Wenn du externe Dienstleister oder Forschungsanbieter einbindest, solltest du die Doku so aufsetzen, dass der Projektbezug eindeutig ist.
Dokumentations-Checkliste:
Wichtig: Auftragsforschung ist nicht „alles extern". Entscheidend ist, dass es F&E-Leistungen sind und der Bezug zum Vorhaben belegbar ist.
Offizielle Anlaufstelle (für Rahmen/Prozess): BSFZ – Bescheinigungsstelle Forschungszulage
Je nach Projekt können auch Abschreibungen auf bestimmte bewegliche Wirtschaftsgüter relevant sein (z. B. Messgeräte, Prototypen-Anlagen, spezielle Maschinen, Hardware für Testumgebungen).
Was du dokumentieren solltest:
Mehr dazu: Wirtschaftsgüter in der Forschungszulage
Neben den Kosten brauchst du eine „Projektspur", die zeigt: Das war planmäßig, technisch, entwicklungsgetrieben.
Bewährt haben sich:
Das muss kein Roman sein – aber es sollte für Dritte verständlich sein, was entwickelt wurde, warum es technisch unsicher war und wie ihr vorgegangen seid.
Viele Teams starten mit Excel – das kann funktionieren, aber du solltest dann eine saubere Praxis etablieren, z. B.:
Ein digitales System ist hier meist einfacher, weil es Struktur, Rechte, Freigaben und Archivierung direkt mitdenkt.
Die Forschungszulage wird häufig rückwirkend beantragt – und Prüfungen können später erfolgen. Deshalb gilt:
Die Forschungszulage ist eine der attraktivsten, planbaren Förderungen für Innovation in Deutschland – besonders, weil sie:
Wenn du das Thema effizient lösen willst (ohne dass dein CTO/Finance-Team Wochen investiert), kombiniere:
Der Aufwand ist also überschaubar, aber er ist nicht null, und er fällt zum ungünstigsten Zeitpunkt an: dann, wenn das Vorhaben längst läuft. Wer das nicht selbst tragen will, findet in unserer Forschungszulage Beratung den kompletten Ablauf inklusive der Frage, wer welche Nachweise liefert.
Für das Finanzamt brauchst du vor allem Stundenzettel/Zeiterfassung, Lohnnachweise (z. B. Lohnjournal), Nachweise zu Auftragsforschung (Verträge, Rechnungen, Leistungsnachweise) sowie ggf. Anlagen-/AfA-Nachweise für Wirtschaftsgüter. Ergänzend ist eine projektbezogene Entwicklungsdokumentation sinnvoll (Projektplan, Berichte, Protokolle).
Wenn Mitarbeitende nicht vollständig im F&E-Vorhaben arbeiten oder mehrere Tätigkeiten/Projekte haben, sind Stundenzettel bzw. eine projektbezogene Zeiterfassung praktisch der Standard, um den förderfähigen Anteil nachvollziehbar zu belegen.
Es gibt Muster (u. a. vom BMF als Orientierung). Du musst aber nicht zwingend eine bestimmte Vorlage nutzen – entscheidend ist, dass deine Aufzeichnungen GoBD-konform und plausibel sind.
Plane so, dass du Unterlagen mehrjährig sauber vorhalten kannst (Steuerlogik + mögliche spätere Prüfungen). In der Praxis ist eine strukturierte Ablage über mehrere Jahre essenziell.
Oft nicht – aber du musst die Belege vorhalten und bei Nachfrage kurzfristig liefern können. Genau deshalb ist die Forschungszulage Dokumentation so wichtig.
zeitmaker.com bietet eine eigene Software, die u. a. Personio-Daten verarbeiten kann und digitale Stundenzettel an Mitarbeitende versendet. Damit wird die Dokumentation einheitlich, schneller auffindbar und in Prüfungen deutlich leichter vorzeigbar.
Schreib uns kurz, worum es geht, wir melden uns persönlich und unverbindlich bei dir.
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