Externe Dienstleister & Forschungszulage – Abrechnung erklärt

Warum das wichtig ist

In der Praxis wird bei externen Leistungen nicht am Innovationsgrad gescheitert, sondern an falscher Einordnung (Auftragsforschung vs. Dienstleistung), fehlenden Nachweisen und unsauberer Abrechnung. Wenn du hier von Anfang an richtig aufsetzt, wird die Forschungszulage zu einem planbaren, nicht rückzahlbaren Finanzierungsbaustein für Innovation – auch dann, wenn ein Teil der Umsetzung extern erfolgt.

Was zählt als externe Dienstleistung – und was eher nicht?

Förderfähig sind externe Leistungen, die unmittelbar dem Innovationsziel dienen (technische Unsicherheit, systematische Entwicklung, Erkenntnisgewinn), z. B.:

• Softwareentwicklung inkl. KI-Implementierung (wenn es um neue/unsichere technische Lösungen geht)
• Konstruktion, Simulationen, technische Berechnungen
• Laboranalysen, Materialtests, Prüfstandsläufe (innovationsbezogen, nicht reine Serien-/Routineprüfungen)
• Prototypenbau durch Dritte (wenn Teil der experimentellen Entwicklung)

Typischerweise nicht förderfähig (oder zumindest stark prüfkritisch): Routineleistungen ohne Innovationsbezug wie Marketing, Standard-QS, reine Projektsteuerung, allgemeine Beratung oder „Implementierung nach Lehrbuch“ ohne technische Unsicherheit.

Wenn du unsicher bist, hilft dir das hier oft als Orientierung: Beispielprojekte und Was tun bei Ablehnung?.

Auftragsforschung vs. „externe Unterstützung“: Die richtige Einordnung entscheidet

Damit externe Kosten korrekt angesetzt werden, musst du sie sauber zuordnen:

• Auftragsforschung liegt typischerweise vor, wenn ein rechtlich unabhängiger Auftragnehmer eine F&E-/Innovationsleistung für dich erbringt und die Ergebnisrechte wirtschaftlich bei dir liegen.
• Externe Unterstützung im eigenen Vorhaben (z. B. Tests, Simulationen, Teilmodule) ist oft ebenfalls förderfähig, wenn sie eindeutig projektbezogen ist und das Vorhaben die Kriterien erfüllt.

Praxis-Tipp: Formuliere in Vertrag und Leistungsbeschreibung nicht „Consulting/Support“, sondern die technische Zielsetzung, die Unsicherheit und die Arbeitspakete (was wird entwickelt, was wird getestet, welche Hypothese/Parameter, welche Iterationen).

Wie hoch ist die Förderung bei externen Dienstleistern (seit 28.03.2024)?

Seit 28.03.2024 gilt: 70 % der Auftragskosten sind in der Bemessungsgrundlage ansetzbar.

Wichtig, weil oft missverstanden:

• Es sind nicht 70 % Förderung,
• sondern 70 % ansetzbare Kostenbasis,
• auf die dann die Quote angewendet wird: 35 % (KMU) oder 25 % (größere Unternehmen).

Mini-Beispiel (KMU)

• Rechnung externer Partner: 200.000 €
• Ansetzbar (70 %): 140.000 €
• Forschungszulage (35 %): 49.000 € (vorbehaltlich steuerlicher Festsetzung/Anrechnung)

EU/EWR-Regel: Wo darf dein Dienstleister sitzen?

Für Auftragsforschung ist zentral: Der Auftragnehmer muss seinen Sitz in der EU oder im EWR haben. Externe Leistungen von Partnern außerhalb (z. B. USA, UK, Indien) sind in diesem Bereich typischerweise nicht ansetzbar.

Ab 01.01.2026: Was ändert sich für die Abrechnung (relevant auch bei vielen externen Rechnungen)?

Ab 01.01.2026 wird die Forschungszulage noch attraktiver – gerade, wenn du größere Budgets (auch für externe Partner) hast:

• Bemessungsgrundlage: 12 Mio. € p. a.

  → rechnerisch bis 4,2 Mio. € Zulage pro Jahr bei 35 % (KMU).

• 20 % Gemeinkostenpauschale (nur bei Vorhabenbeginn ab 2026)

  → kann die Bemessungsgrundlage erhöhen, ohne dass du jede einzelne Gemeinkostenposition einzeln nachweisen musst.

• Eigenleistungen: 100 € Stundensatz (für Tätigkeiten ab 2026)

  → relevant, wenn du intern koordinierst/entwickelst und extern ergänzt.

Wenn du sicher wissen willst, welche Stichtage (Aufwendungen vs. Vorhabenbeginn) bei dir greifen: Starte mit einer Vorprüfung über zeitmaker.com.

Abrechnung & Nachweise: So müssen externe Leistungen „prüffähig“ aufgestellt sein

(prüffähig)

Damit externe Dienstleister in der Forschungszulage nicht zu Rückfragen oder Kürzungen führen, hat sich Folgendes bewährt:

• Vertrag/Leistungsbeschreibung
  • technisches Ziel (Innovationsziel)
  • konkrete Arbeitspakete/Deliverables
  • Regelung zu Ergebnisrechten/Nutzungsrechten
  • Leistungszeitraum und Projektbezeichnung
• Rechnungen
  • klarer Projektbezug (Name/Nummer)
  • Leistungszeitraum, Leistungsinhalt (nicht nur „Entwicklung“, sondern z. B. „Simulation Iteration X“, „Prototypenversuch Y“)
  • eindeutige Zuordnung zu Arbeitspaketen
• Technische Nachweise
  • Testprotokolle, Laborberichte, Messreihen
  • technische Zeichnungen, Spezifikationen
  • Code-Dokumentation, Architektur-Notizen, Tickets/Commits (projektspezifisch)
• Sitznachweis EU/EWR (bei Auftragsforschung relevant)

Interne Hilfe: Auf zeitmaker.com findest du passende Leitfäden und Unterstützung zur Forschungszulage-Dokumentation sowie zur Zuordnung förderfähiger Kosten.

Offizielle Stellen (für Orientierung & Antrag)

• Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) für die Projektbescheinigung: bescheinigung-forschungszulage.de
• Rechtsgrundlagen / Gesetzesverkündungen: recht.bund.de

---